Berbagi Ilmu: KOMUNIKASI DI KOPERASI “KOPMA UGM”

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis memilih Koperasi “Kopma UGM” sebagai obyek penelitian untuk mengetahui komunikasi secara lebih detail yang terjadi di dalam organisasi tersebut.

Rumusan Masalah

Rumusan masalah adalah sebagai berikut:

1. Siapa saja pihak yang terkait dalam proses komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”?

2. Apa saja media yang digunakan dalam proses komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”?

3. Apa saja miss communication yang terjadi dan apa saja strategi yang digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss communication tersebut di Koperasi “Kopma UGM”?

4. Apa gaya kepemimpinan yang digunakan di Koperasi “Kopma UGM”?

5. Apakah komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” telah berjalan efektif dan efisien?

C. Tujuan

Tujuan penulisan makalah “Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” ” adalah:

1. Memberikan informasi secara lebih detail tentang pihak yang terkait dalam proses komunikasi yang terjadi di koperasi “Kopma UGM”.

2. Memberikan informasi mengenai media apa yang digunakan dalam proses komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”.

3. Memberikan informasi mengenai miss communication dan strategi yang digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss communication di Koperasi “Kopma UGM”.

4. Mengetahui gaya komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”.

5. Mengetahui apakah komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” telah berjalan efektif dan efisien.

D. Ruang Lingkup Materi

Makalah yang berjudul “Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” “ hanya sebatas membahas tentang pihak yang terkait dalam proses komunikasi, media komunikasi, miss communication, strategi yang digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan miss communication, gaya komunikasi, dan menganalisis apakah proses komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” sudah berjalan efektif dan efisien atau belum.

BAB II

DASAR TEORI

Komunikasi

· Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

Gangguan

Proses Komunikasi

Balikan

Pengirim Pesan

Diagram 1 : Proses Komunikasi

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

2. Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

2. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

3. Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

4. Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari si pengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

5. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si penerima pesan. Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

6. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.[1]

· Hambatan Komunikasi / Miss Communication

Beberapa hambatan komunikasi yang efektif sehingga menyebabkan miss communication, antara lain:

1. Penilaian terhadap sumber/pengirim à Pengalaman masa lampau komunikator berpengaruh terhadap pandangan dan reaksi penerima terhadap gagasan, pendapat, saran, maupun tindakannya. Seseorang yang sudah dicap tidak baik oleh kelompok tertentu dalam organisasi, kemudian pada suatu saat ia menyampaikan suatu gagasan dengan tulus, tetapi oleh penerima tetap mencurigai itikad baik gagasan tersebut.

2. Penyaringan pesan à Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif. Penyaringan ini pada umumnya terjadi pada komunikasi dari bawah ke atas, dimana informasi yang tidak menyenangkan atasan dihilangkan.

3. Tekanan waktu à Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi. Misalnya, manajer sering kali tidak punya banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap bawahannya karena mereka terlalu sibuk sehingga informasi penting seringkali terlewatkan.

4. Mendengarkan secara selektif à Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana orang cenderung hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lain dengan berbagai alasan.

5. Masalah bahasa à Komunikasi merupakan proses simbolis yang sebagaian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu. Sering kali orang berfikir mereka berbicara dalam bahasa dan pengeriaan yang sama, padahal kata-kata yang diucapkan memiliki arti yang berbeda bagi orang lain atau lawan bicaranya.

6. Bahasa kelompok à Pada umumnya kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja. Penggunaan istilah-istilah teknis seperti overhead cost, break event point, dll yang biasanya dipakai oleh ekonom tidak dipahami oleh kelompok-kelompok lainnya sehingga dapat menimbulkan hambatan komunikasi.

7. Perbedaan kerangka acuan à Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama, jika tidak maka komunikasi akan terganggu. Misalnya, orang-orang dalam organisasi dari fungsi atau departemen yang berbeda menafsirkan informasi yang sama dengan cara yang berbeda. Bagian pemasaran menafsirkan penurunan penjualan karena kualitas produk yang rendah, sementara bagian produksi menafsirkannya sebagai kurang efektifnya kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh bagian pemasaran.

8. Beban komunikasi berlebih à Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari kapabilitasnya untuk mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan. Akibatnya mereka sulit menanggapi semua informasi yang disampaikan kepadanya.[2]

· Fungsi Komunikasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

- Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

- Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.

- Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.

- Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

· Gaya Komunikasi

Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation). Macam-macam gaya komunikasi:

1. The Controlling style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

2. The Equalitarian style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3. The Structuring style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4. The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5. The Relinguishing style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6. The Withdrawal style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat.[3]

· Komunikasi Interpersonal

1. Bidang Arena à Bidang komunikasi paling efektif. Pada bidang ini baik diri sendiri maupun oranglain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi sehingga komunikasi yang terjadi dapat berlangsung dengan efektif.

2. Bidang Blind Spot à Pada bidang ini diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang lain mengetahui. Akibatnya komunikasi tidak berlangsung dengan baik.

3. Bidang Unknown à Bidang komunikasi paling tidak efektif. Pada bidang ini baik diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak mengetahui informasi yang relevan.

4. Bidang Facade/Hidden à Pada bidang ini diri sendiri mengetahui informasi yang relevan dengan apa yang dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahui. Akibatnya komunikasi tidak berlangsung dengan baik.

· Komunikasi Keorganisasian

- Pengaruh dari struktur organisasi

Salah satu fungsi terpenting dari struktur organisasi adalah membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi pemasalahan kelebihan informasi. Beberapa dari permasalahan organisasi dipecahkan dengan tidak meningkatkan tetapi dengan membatasi aliran komunikasi dan merinci secara jelas informasi yang bagaimana yang harus dikumpulkan, diproses, dan dianalisis.

- Aliran komunikasi formal dalam organisasi

1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) à merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarkhi organisasi, contohnya prosedur organisasi, instruksi tugas, umpan balik terhadap prestasi karyawan, dsb. Kelemahannya adalah ketidakakuratan informasi yang melewati beberapa tingkatan.

2. Komunikasi dari bawah ke atas à dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi. Komunikasi ini dapat berbentuk laporan tertulis maupun lisan, kotak saran, pertemuan kelompok,dsb. Kelemahannya adalah bias dan penyaringan atas informasi informasi yang disampaikan oleh bawahan.

3. Komunikasi horisontal à merupakan aliran komunikasi kepada orang yang memiliki hirarkhi yang sama dalam suatu organisasi, misalnya komunikasi yang terjadi antara manajer pemasaran dengan manajer bagian produksi.

4. Komunikasi diagonal à merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarkhi yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung, misalnya komunikasi antara manajer pemasaran dengan subbagian pengendalian mutu.[4]

Koperasi “Kopma UGM”

· Sejarah, Visi & Misi, Asas, dan Prinsip Koperasi “Kopma UGM”

Koperasi “Kopma UGM” adalah organisai yang berbadan hukum koperasi sekaligus merupakan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan Universitas Gadjah Mada, beranggotakan orang perorang yang telah terdaftar sebagai anggota. Koperasi ‘Kopma UGM” didirikan pada tanggal 20 Maret 1982. Kopma UGM resmi ber-Badan Hukum pada tanggal 2 Agustus 1982 dengan Akte Pendirian No. 1246/BH/XI didapat dari Departemen Perdagangan dan Koperasi dengan klasifikasi Koperasi Serba Usaha.

Visi Koperasi ‘Kopma UGM” adalah menjadi organisasi yang secara terus menerus mengembangkan diri dan memberikan kemanfaatan kepada anggotanya serta berperan aktif dalam gerakan koperasi dengan berpegang teguh pada nilai-nilai dan prinsip-prinsip koperasi.

Misi Koperasi “Kopma UGM” adalah;

1. Mewujudkan SDM anggota yang memahami dan menjalankan fungsi dan perannya sebagai pemilik, pelanggan, dan partisipasi aktif di Koperasi”Kopma UGM”.

2. Meringankan beban ekonomi dan meningkatkan daya beli anggota.

3. Menyediakan kebutuhan mahasiswa.

4. Pengoptimalan fungsi perpustakaan sebagai pusat data dan informasi Koperasi “Kopma UGM” dan berita aktual serta pola pengembangannya.

5. Pengoptimalan, pembenahan, dan pemanfaatan sistem informasi, serta kearsipan dan administrasi data-data organisasi.

6. Menciptakan kondisi aman dan tertib dengan mendukung kinerja organisasi.

7. Mewujudkan terlaksananya 5K di lingkungan Koperasi “Kopma UGM”.

8. Mewujudkan hubungan yang harmonis baik internal maupun eksternal dengan meningkatkan kualitas intensitas informasi tentang Koperasi “Kopma UGM”.

9. Mewujudkan citra Koperasi “Kopma UGM” sebagai UKM terfavorit di UGM.

10. Mewujudkan citra Koperasi “Kopma UGM” sebagai rujukan pusat belajar koperasi bagi mahasiswa Indonesia.

Asas Koperasi “Kopma UGM” adalah kekeluargaan, sedangkan prinsip-prinsipnya adalah:

1. Keanggotaan yang sukarela dan terbuka

2. Pengawasan secara demokratis oleh anggota

3. Partisipasi aktif dari anggota

4. Otonomi dan kemandirian

5. Pendidikan, pelatihan dan penginformasian

6. Kerjasama antar koperasi

7. Kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan

· Struktur Organisasi Koperasi “Kopma UGM”

· Divisi Usaha Koperasi “Kopma UGM”

Saat ini Koperasi “Kopma UGM” telah memiliki lima divisi usaha dengan jumlah karyawan 78 orang (belum termasuk parttimer) dan omset pada tahun 2010 sebesar Rp 12 milyar. Adapun divisi usahanya adalah sbb:

a. Warpostel

b. Swalayan

c. Konveksi & Sablonase

d. Kafetaria

e. Unit Simpan Pinjam (USP) Syariah

· Gugus dan Komunitas Koperasi “Kopma UGM”

Sebagai salah satu UKM di bawah rektorat, Koperasi “Kopma UGM memiliki gugus dan komunitas yaitu wadah untuk menampung kegiatan anggota. Selain untuk mengembangkan minat dan bakat anggotanya, juga untuk mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. Saat ini Koperasi “Kopma UGM” memiliki kurang lebih 750 anggota aktif. Adapun gugus dan komunitas yang ada di Kopma UGM adalah sbb:

a. Lembaga Penerbitan (LP)

b. Kopma Design Center (KDC)

c. Speaking Club (SC)

d. Trainer Community (TC)

e. Gugus Khusus Kajian

f. Komunitas IT Club

g. Sport Society[5]

BAB III

PEMBAHASAN

Penulis membahas komunikasi di Koperasi ‘Kopma UGM” per bagian/bidang agar pembahasannya lebih detail. Alasan lainnya adalah tugas dan wewenang per bagian/bidang berbeda-beda sehingga komunikasi antar satu bidang dengan bidang yang lain berbeda. Pembahasan ini dibuat berdasarkan hasil observasi penulis selama 9 bulan (sejak maret 2011 s/d Desember 2011) dan wawancara langsung dengan kepala dan staf masing-masing bidang.

Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”

1. Ketua Umum

Ketua umum membawahi kepengurusan yang terdiri dari 6 bidang, yaitu bidang administrasi, PSDA, P&K, personalia, keuangan, dan bisnis. Adapun disetiap bidang tersebut terdapat kepala bidang, staf bidang, dan asisten bidang. Selain itu, ketua umum juga membawahi karyawan.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Ketua umum melakukan komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi internal dilakukan melalui rapat dengan kepala bidang yang dilakukan setiap 2 minggu sekali, rapat ini dinamakan rakor (rapat koordinasi) pengurus-staf. Selain itu ketua umum berkomunikasi dengan karyawan secara formal dengan menggelar rapat mandiv (rapat manajer divisi) setiap 2 minggu sekali. Selain itu pengurus dan pengawas juga mengadakan rapat pengurus-pengawas yang akan diadakan jika ada kesepakatan dari kedua belah pihak. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi dengan rektorat UGM, dinas, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan adalah dengan surat resmi, telepon, papan pengumuman, memo, SMS, forum internal facebook, email, dsb.

o Miss communication

Miss communication terjadi karena adanya gangguan dari media komunikasi yang digunakan. Misalnya ketua umum mengumumkan akan diadakan upgrading untuk asisten bidang, namun pesan yang disampaikan tidak diterima oleh penerima karena pesan yang dikirim lewat sms terpanding, dsb.

2. Pengawas

Ketua pengawas Koperasi “Kopma UGM” membawahi 2 anggota pengawas. Pengawas bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap pengelolaan koperasi oleh pengurus minimal 3 bulan sekali. Pengawas dalam menjalankan tugasnya dapat meminta jasa konsultan. Pengawas diwajibkan berusaha agar segala laporan kepengawasannya dapat diketahui oleh setiap anggota.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Berdasarkan tugas dan wewenang pengawas diatas, dapat diketahui bahwa pengawas melakukan komunikasi internal (pengurus, anggota, karyawan, pelindung, pembina, penasehat, dsb) dan eksternal (konsultan, dsb) dalam menjalankan tugasnya. Pengawas mengadakan rapat internal pengawas 2 minggu sekali.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan adalah memo, surat resmi, bertanya langsung kepada pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi, membuat FGD (Forum Group Discussion) di facebook.

o Miss communication

Miss communication yang sering terjadi dikarenakan pada rapat tertentu yang diadakan oleh pengawas ada anggota koperasi yang tidak datang, sehingga hasil keputusan atau informasi yang diberikan pengawas tidak diterima dengan baik oleh anggota.

3. Bidang Administrasi

Bidang administrasi adalah fungsi pendukung bagi Koperasi “Kopma UGM”. Bidang ini membantu jalannya bisnis, kegiatan kemahasiswaan (seperti menyediakan fasilitas untuk kegiatan gugus&komunintas), mengurusi perpustakaan, galeri movie, dan segala aktivitas yang dilakukan oleh Koperasi “Kopma UGM”. Adapun bidang ini mengurusi tentang infrastuktur bangunan/gedung, listrik, air, kebersihan, keindahan, arsip-arsip, dokumentasi, perlengkapan dan peralatan kantor, dsb.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Bidang administrasi melakukan komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi internal meliputi pengurus, pengawas, karyawan, anggota, parttimer perpustakaan, dsb. Sedangkan komunikasi internal meliputi rektorat, dinas, supplier peralatan dan perlengkapan kantor, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan dalam proses komunikasi diatas adalah melalui surat resmi, memo, SMS, forum internal facebook, bertanya secara langsung, email, dsb.

o Miss communication

Miss communication sering terjadi di bidang ini, untuk meminimalisir hal tersebut maka bidang admin selalu melakukan koordinasi dengan pihak lain secara intensif. Selain itu selalu membahas berbagai hal, seperti evaluasi kinerja admin dan program kerja selanjutnya di rapat koordinasi pengurus-staf setiap 2 minggu sekali

4. Bidang PSDA

Bidang PSDA adalah salah satu fungsi keanggotaan di Koperasi “Kopma UGM”. Bidang ini mengurusi kegiatan keanggotaan, seperti gugus komunitas, rekruitmen asisten bidang, mengawasi kinerja asisten bidang, mengadakan pendidikan dasar perkoperasian 4 kali dalam 1 tahun, pendidikan organisasi 2 kali dalam 1 tahun, pendidikan manajemen 1 kali dalam 1 tahun, dsb.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Bidang PSDA melakukan komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, anggota, dsb. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada universitas, HKMY (Himpunan Koperasi Mahasiswa Yogyakarta), dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan oleh bidang ini antara lain SMS, forum internal facebook, surat resmi, memo, email, dsb.

o Miss communication

Miss communication sering terjadi seperti ketidakhadiran anggota pada suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang ini. Untuk meminimalisir terjadinya miss communication, bidang PSDA melakukan komunikasi tidak hanya satu kali tetapi beberapa kali dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi, selain itu juga melakukan koordinasi dengan pengurus-staf melauli rapat koordinasi yang dilakukan 2 minggu sekali.

5. Bidang Pengembangan&Kerjasama (P&K)

Bidang P&K adalah termasuk fungsi gerakan. Bidang P&K bertugas untuk melakukan penelitian dan kerjasama dengan pihak luar. Bidang ini membawa nama Koperasi “Kopma UGM” dikancah nasional hingga internasional.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Berdasarkan tugas diatas, bidang P&K lebih sering melakukan komunikasi eksternal. Namun, komunikasi internal bagi bidang ini juga merupakan hal yang penting. Komunikasi internal meliputi komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, anggota, pembimbing, pembina, penasehat, dsb. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada koperasi-koperasi lain, HKMY, FKKMI, UKM, dinas, rektorat UGM, fakultas di seluruh UGM, bahkan universitas lain di seluruh Indonesia, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan anatara lain SMS, telepon, forum internal facebook, surat resmi, memo, mading, forum komunikasi untuk UKM, email, dsb.

o Miss communication

Miss communication yang sering dihadapi oleh bidang ini antara lain pihak lain yang membatalkan pertemuan yang sudah disepakati, minimnya contact person sehingga komunikasi menjadi sedikit terhambat. Untuk meminimalisir miss communicattion tersebut bidang P&K melakukan konfirmasi ulang sebelum pertemuan dilakukan, melakukan komunikasi intensif dengan pihak internal maupun eksternal Koperasi “Kopma UGM”.

6. Bidang Personalia

Bidang personalia adalah salah satu fungsi bisnis di Koperasi “Kopma UGM”. Bidang ini bertugas untuk membawahi, mengawasi, dan mengurusi karyawan dan parttimer Kopersi “Kopma UGM”. Adapun jumlah karyawan yang menjadi tanggung jawabnya ada 78 orang.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Bidang personalia melakukan komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal meliputi komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, dan parttimer. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada dinas, notaris, kepolisian, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan antara lain memo, surat resmi, forum internal facebook, email, dsb.

o Miss communication

Miss communication sering terjadi terutama kepada karyawan, misalnya masih ada karyawan yang melanggar aturan kerja, dan masih ada karyawan yang KPI-nya (Key Performance Indicator) kurang dari standar minimal. Untuk meminimalisir miss communication tersebut, bidang personalia turut hadir dalam rapat mandiv yang diadakan 2 minggu sekali. Hal ini diharapkan agar komunikasi antar dua arah (atas ke bawah dan bawah ke atas) dapat terjadi lebih intensif dan efektif. Sehingga berbagai permasalahan karyawan dapat cepat diketahui dan dicarikan solusinya. Selain itu, bidang personalia juga melakukan pengajian karyawan setiap bulannya dan arisan per divisi usaha setiap 3 bulan sekali. Acara ini diharapkan semakin mempererat jalinan silahturahmi dan komunikasi antar karyawan dan pengurus.

7. Bidang Bisnis

Bidang bisnis termasuk ke dalam fungsi bisnis. Bidang ini mengelola bisnis di Koperasi “Kopma UGM” meliputi swalayan, warpostel, kafetaria, konveksi&sablonase, dan USP Syariah (Unit Simpan Pinjam Syariah). Bidang ini bertanggungjawab terhadap jalannya bisnis dan mengelola bisnis agar tetap menguntungkan dan berkembang.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Bidang bisnis melakukan komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal meliput komunikasi kepada pengurus-staf, karyawan, pengawas. Sedangkan komunikasi ekternal meliputi komunikasi kepada supplier, mitra usaha, dinas, koperasi lain, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan oleh bidang ini meliputi SMS, telepon, surat resmi, email, website, forum internal facebook, memo, dsb.

o Miss communication

Bidang bisnis sering mengalami miss communication, terutama kepada karyawan, supplier, dan mitra usaha. Misalnya karyawan yang belum menerima atau mengetahui adanya kebijakan baru dari pengurus sehingga karyawan tersebut tidak mennjalankan tugas yang semestinya, supplier yang masih mengirimkan barang yang kurang laku dijual, dan mitra usaha yang menerapkan kebijakan baru sedangkan pihak bisnis Kopma UGM belum diberikan informasi resmi, dsb. Untuk meminimalisir miss communication tersebut, bidang bisnis selau hadir dalam rapat mandiv setiap 2 minggu sekali agar kebijakan baru dan segala informasi dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu juga selalu melakukan komunikasi intensif kepada supplier dan mitra usaha.

8. Bidang Keuangan

Bidang keuangan termasuk juga fungsi bisnis. Bidang ini bertugas untuk mengelola keuangan Koperasi “Kopma UGM” meliputi pembuatan laporan keuangan, input pajak, dsb. Selain itu bidang keuangan juga bertugas untuk melakukan investasi terhadap sumber daya modal sehingga Kopma UGM dapat memperoleh keuntungan yang lebih banyak.

o Pihak yang terkait dalam proses komunikasi

Bidang keuangan melakukan komunikasi kepada pihak internal maupun eksternal. Komunikasi internal meliputi komunikasi kepada pengurus-staf, pengawas, karyawan, anggota, dsb. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi kepada bank, koperasi lain, dinas, dsb.

o Media komunikasi

Media komunikasi yang digunakan antara lain SMS, telepon, email, surat resmi, memo, forum internal facebook, dsb.

o Miss communication

Miss communication yang sering dihadapi oleh bidang ini antara lain terlambatnya pembagian bonus karyawan yang disebabkan oleh terlambatnya pembuatan laporan keuangan. Laporan keuangan tersendat penyelesaiannya karena input jurnal dan sistem yang masih belum sempurna. Untuk meminimalisir miss communication tersebut, bidang keuangan telah menambah 1 karyawan khusus untuk menginput jurnal dan berkonsulatasi dengan jasa konsultasi tentang sistem akuntansi yang cocok untuk diterapkan di Kopma UGM.

Gaya Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”

Berdasarkan hasil obesrvasi dan wawancara yang telah dilakukan oleh penulis, dapat diketahui bahwa Koperasi “Kopma UGM” cenderung menggunakan gaya komunikasi the equalitarian style dan the structuring style.

The equalitarian style ditandai dengan adanya komunikasi dua arah, yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dilakukan secara formal maupun informal. Setiap anggota organisasi baik pengurus-staf, karyawan, pengawas, maupun anggota dapat mengungkapkan gagasan atau pendapatnya. Hal ini sesuai dengan asas Kopma UGM yaitu “kekeluargaan”.

The stucturing style adalah gaya komunikasi yang memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Misalnya bidang personalia menggunakan gaya komunikasi ini kepada karyawan agar karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik, bidang bisnis menggunakan gaya komunikasi ini agar seluruh elemen bisnis dapat berjalan dengan baik, dsb.

Efektivitas dan Efisiensi Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM”\

Komunikasi yang terjadi di Koperasi “Kopma UGM” sudah berjalan cukup baik, dapat dilihat dari rapat koordinasi pengurus-staf dan rapat mendiv yang rutin dilakukan setiap 2 minggu sekali. Ketua umum, pengawas, dan seluruh bidang yang ada di Koperasi “Kopma UGM” juga telah menggunakan berbagai media dan melakukan berbagai hal yang diharapkan dapat mengurangi adanya miss communication.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

1. Ketua umum, pengawas dan bidang-bidang yang ada di Koperasi ‘kopma UGM” melakukan komunikasi internal dan eksternal sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing. Media komunikasi yang digunakan oleh ketua umum, pengawas, dan bidang-bidang di Koperasi “Kopma UGM” diatas hampir sama, yaitu antara lain SMS, telepon, email, memo, surat resmi, forum internal facebook, dsb. Miss communication pun hampir dihadapi oleh ketua umum, pengawas, dan bidang-bidang di Koperasi “Kopma UGM’ dan mereka melakukan berbagai cara untuk meminimalisir terjadinya miss communication antara lain dengan mengadakan rapat koordinasi pengurus-staf dan rapat mendiv setiap 2 minggu sekali, dsb.

2. Koperasi “Kopma UGM” lebih cenderung menggunakan gaya komunikasi the equalitarian style dan the structuring style.

3. Komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” sudah cukup efektif dan efisien.

Saran

1. Semakin meningkatkan efektifitas dan efisiensi komunikasi di Koperasi “Kopma UGM” untuk meminimalisir terjadinya miss communication dan program kerja dapat terlaksana dengan baik.

2. Semakin meningkatkan link atau hubungan kerjasama dengan berbagai pihak di luar Koperasi “Kopma UGM” seperti pejabat, dinas, rektorat UGM, UKM, mitra bisnis, supplier, koperasi lain, universitas lain, dsb agar Koperasi “Kopma UGM” semakin dilihat eksistensinya, semakin bermanfaat bagi banyak orang, dan semakin maju dan berkembang.

DAFTAR PUSTAKA

www.google.com/kmpk.ugm.ac.id/data/SPMKK/3d-KOMUNIKASI(revJan'03).doc, 4 Januari 2012, 14:24’:45”.

Gitosudarmo, Indriyo, dkk. 1997. Perilaku Keorganisasian. Yogyakarta: BPFE.

http://dayatfarras.wordpress.com/2011/07/07/komunikasi-dalam-organisasional/,3 Januari 2012, 17: 34’: 31”.

http://koperasi-kopmaugm.com/, 3 Januari 2012, 17: 56’:23”.